Recebimento e Faturamento

Uma Ordem de Compra é um compromisso. Os Recibos de Compra (Purchase Receipts) e as Faturas de Compra (Purchase Invoices) são como esse compromisso vira realidade: estoque físico chegando à sua doca, dinheiro entrando na conta do fornecedor.

Recibo de Compra

Um PR é o que você lança quando a mercadoria chega fisicamente. É o documento que lança o estoque no seu depósito — até você criar um PR, os itens da PO estão esperados, não recebidos.

O fluxo a partir da doca:

1. O caminhão chega. Sua equipe de recebimento confere o romaneio contra a PO.
2. Pelo App de Logística (ou pela PO no Desk), crie um Recibo de Compra contra a PO.
3. Confirme itens e quantidades. Ajuste se a entrega veio a menor, a maior ou com substituição.
4. Escolha o depósito de recebimento (tipicamente seu depósito de Matéria-Prima).
5. Salve e faça o Submit. O estoque é lançado imediatamente.

O Stock Ledger agora mostra os itens no depósito de recebimento, ao preço da PO.

Inspeção no recebimento

Alguns itens são inspecionados no recebimento — tipicamente tecido (qualidade, encolhimento, correspondência de cor) e aviamentos especiais. O mecanismo de Inspeção de Qualidade do ERPNext pode ser acionado na criação do PR: uma entrada de QC passa a ser exigida antes que o PR possa ser submetido, e o estoque não é lançado até a inspeção ser aprovada.

Você configura isso por Item (o campo Inspection Required (Purchase) no cadastro do Item). Para itens com o campo marcado, o PR exige a inspeção; para itens sem, o PR é submetido imediatamente.

Recebimentos parciais

POs são comumente recebidas em partes. O ERPNext lida com isso:

• Uma PO de 1.000 metros de tecido pode ser recebida como PR-001 (600m), PR-002 (300m), PR-003 (100m).
• O status da PO reflete o recebimento parcial em cada estágio.
• Cada PR lança seu próprio estoque no depósito de recebimento.

A página Inbound Tracker

O painel Inbound Tracker mostra os PRs a caminho em todas as POs abertas — a visão de "o que está chegando e quando" que o seu gerente de depósito abre de manhã para planejar o espaço da doca.

Fatura de Compra

Uma PI é o que o fornecedor manda para você pedindo o pagamento. Lançar uma PI registra as contas a pagar.

O ritmo certo:

1. O fornecedor envia uma fatura (papel ou PDF).
2. Contas a pagar cria uma PI no ERPNext, referenciando o PR (que referencia a PO).
3. O ERPNext executa a conferência de três vias: quantidade da PO vs quantidade do PR vs quantidade da PI. Diferenças são sinalizadas.
4. Se a conferência bate, faça o Submit da PI. As contas a pagar estão registradas.
5. Programe o pagamento conforme os prazos do fornecedor.

A conferência de três vias

A conferência é a proteção contra pagar por mercadoria que você não recebeu ou pagar duas vezes. O ERPNext a impõe por padrão:

• A PI só pode faturar quantidades que foram recebidas (por PR).
• A PI só pode faturar itens que estavam na PO.
• O preço na PI é conferido contra o preço da PO; diferenças exigem explicação.

Se um fornecedor fatura 1.000 metros mas você recebeu apenas 950, a PI de 1.000 não passa limpa. Você ou recebe os 50 metros faltantes, ou pede uma nota de crédito, ou paga só pelos 950.

Como chegar lá

Awesome bar: Cmd/Ctrl + K → digite purchase invoice → escolha Purchase Invoice List

Caminho de cliques: Desk → ERPNext → Accounts → Purchase Invoice

Relatórios que ajudam

Alguns relatórios se pagam por aqui:

• Received Items To Be Billed — PRs que ainda não têm uma PI correspondente. Sinaliza POs em que o recebimento aconteceu mas o fornecedor não faturou (ou contas a pagar não processou a fatura).
• Purchase Order Trends — tendências fornecedor a fornecedor ao longo do tempo. Útil para revisões de sourcing.
• Item-wise Purchase History — para qualquer item, cada PO/PR/PI do histórico. Útil ao negociar novos preços ("pagamos X no trimestre passado por um volume Y").

O que fazer a seguir

Isso fecha o ciclo de compras. Os materiais estão no seu depósito, a contabilidade está em dia. A próxima etapa é usá-los — siga para o App de Logística.