Configuración del ERP

Configura la base del ERP — empresa, datos maestros y finanzas — en Desk y la App.

La mayor parte de lo que sigue es creado automáticamente por el asistente de instalación. Tu tarea aquí es revisar y confirmar, no reconstruir — algunas de estas decisiones (moneda, año fiscal) son permanentes una vez que registras tu primera transacción.

Warning

La moneda y el año fiscal son efectivamente permanentes. Una vez que registras tu primera transacción no puedes cambiar la moneda base de la empresa, y cada asiento queda fijado a un año fiscal. Confirma ambos antes de registrar cualquier cosa.

Cómo navegar: cada pantalla tiene una barra de búsqueda en la parte superior (la "awesome bar"). Escribe el nombre de cualquier registro para abrirlo (p. ej. Company, Item), o escribe New Item para crear uno. Cada paso a continuación te da el término a buscar.

Avanza de arriba hacia abajo y marca cada casilla a medida que avanzas.

Empresa y contabilidad

La columna vertebral legal y financiera. Todo lo demás cuelga del registro de Empresa.

[ ] Confirma la Empresa — busca Company, abre la que creó el asistente. Revisa la Abreviatura (se agrega a cada cuenta/depósito, p. ej. Cash - GF — mantenla corta), el País (define tus cuentas e impuestos predeterminados) y la Moneda Predeterminada. Por qué: el país y la moneda son efectivamente permanentes — la moneda no puede cambiar una vez que existen transacciones. Una Empresa por entidad legal.
[ ] Define el Año Fiscal — busca Fiscal Year. Haz coincidir el inicio/fin con tu año estatutario (no siempre es enero–diciembre). Por qué: cada asiento queda sellado a un año fiscal; esto rige el cierre de períodos y tus estados financieros. Corrígelo antes de registrar nada.
[ ] Revisa el Plan de Cuentas — busca Chart of Accounts para ver el árbol. La estructura estándar (Activos, Pasivos, Ingresos, Gastos, Patrimonio) se genera según tu país. Renombra o agrega cuentas de mayor para que coincidan con cómo piensas el negocio (p. ej. separar ventas por línea de producto). Marca los encabezados como Group y las cuentas de imputación como Ledger. Por qué: es mucho más fácil darle forma ahora — una vez que una cuenta tiene asientos solo puedes deshabilitarla, nunca eliminarla. No sobredimensiones; agrega cuentas a medida que las necesites.
[ ] Configura los Impuestos — busca Sales Taxes and Charges Template y Purchase Taxes and Charges Template. Crea una plantilla por escenario impositivo (p. ej. IVA estándar, exento). Agrega Tax Categories si distintos clientes tributan de forma diferente. Por qué: las plantillas completan automáticamente las líneas de impuesto correctas en cada factura — consistente, listo para auditoría, sin carga manual de impuestos por documento.
[ ] (Opcional) Centros de Costo — busca Cost Center. Agrega uno por departamento, sucursal o línea si quieres desglosar la ganancia/el costo de esa manera. Por qué: te permite reportar el margen por área, no solo a nivel de toda la empresa.

Artículos e inventario

Tus materiales, productos terminados y dónde vive el stock.

[ ] Grupos de Artículos — busca Item Group. Arma un árbol simple: p. ej. Raw Material (Tela, Avíos, Hilo), Finished Goods (por modelo o categoría). Por qué: los grupos rigen los reportes, las cuentas predeterminadas y el filtrado en todos los lugares donde aparecen artículos.
[ ] Unidades de Medida — busca UOM. Confirma las unidades que realmente usas (Metro, Kg, Pieza, Docena, Rollo). Define UOM Conversion Factors en los artículos que se compran y venden en unidades distintas. Por qué: evita el clásico descalce de "comprado en rollos, entregado en metros".
[ ] Artículos — busca New Item. Completa Item Code, Item Group, Default UOM. Activa Maintain Stock para bienes físicos (desactívalo para servicios). Agrega precios de compra/venta si los conoces. Por qué: el maestro de artículos alimenta cada transacción — BOMs, órdenes, facturas, stock.
[ ] Depósitos — busca Warehouse. Modela tus ubicaciones reales de almacenamiento y de trabajo en proceso (p. ej. Fabric Store, Cutting WIP, Sewing WIP, Finished Goods). Por qué: depósitos precisos = valor de stock preciso y visibilidad de faltantes en cada etapa.
[ ] Método de valuación — se define en el artículo o en Stock Settings. Elige FIFO o Moving Average y aplícalo de forma consistente. Por qué: determina tu costo de mercadería vendida y el valor del inventario — cambiarlo después distorsiona las comparaciones.

Clientes y proveedores

Las partes con las que comercias, y los términos en que lo haces.

[ ] Grupos de Clientes y Proveedores — busca Customer Group / Supplier Group. Agrupa por segmento (p. ej. Mayorista, Minorista, Exportación) y por Territory si vendes en varias regiones. Por qué: rige los precios predeterminados, los términos de crédito y los reportes de ventas.
[ ] Clientes — busca New Customer. Agrega Customer Name, Group, Territory, y una Currency predeterminada si pagan en otra moneda. Adjunta registros de Address y Contact. Por qué: un registro de tercero limpio alimenta cotizaciones, órdenes, facturas y estados de cuenta.
[ ] Proveedores — busca New Supplier. La misma idea — nombre, grupo, moneda, dirección, contacto. Por qué: impulsa las órdenes de compra, las facturas de proveedores y las cuentas por pagar.
[ ] Términos de Pago — busca Payment Terms Template. Define tus términos estándar (p. ej. Neto 30, 50% anticipo / 50% contra entrega) y asígnalos a los terceros. Por qué: fija automáticamente los vencimientos y las cuotas, de modo que la antigüedad de cuentas por cobrar/pagar sea correcta sin ediciones manuales.

Bases de finanzas

El ciclo del día a día: facturar, cobrar, reportar.

[ ] Emite una Factura de Venta — busca Sales Invoice. Elige el cliente, agrega los artículos (los impuestos se aplican automáticamente desde tu plantilla), valida. Por qué: este es el documento que registra el ingreso y crea la cuenta por cobrar.
[ ] Registra una Factura de Compra — busca New Purchase Invoice. Elige el proveedor, agrega los artículos, valida. Por qué: registra el gasto/stock y crea la cuenta por pagar.
[ ] Registra los Pagos — busca New Payment Entry (o usa Payment desde la factura). Asocia el pago con su factura. Por qué: liquida el saldo pendiente y mantiene precisos los mayores de clientes/proveedores.
[ ] Agrega Cuentas Bancarias — busca Bank Account, y luego usa Bank Reconciliation periódicamente. Por qué: conciliar contra el extracto es cómo detectas asientos faltantes o duplicados.
[ ] Revisa tus reportes — busca Profit and Loss Statement, Balance Sheet, Accounts Receivable, Stock Balance. Por qué: si la configuración de arriba está bien, estos reportes son precisos desde el primer día — tu imagen en vivo del negocio.

Configuración Guiada con IA

Los pasos anteriores son deliberadamente genéricos. Las partes que no lo son — tasas de impuestos, cuentas locales, año fiscal estatutario, deducciones de nómina — dependen de dónde operas. Un asistente de IA (ChatGPT, Claude, Gemini) es una forma rápida de bosquejar ese detalle específico de tu país.

Copia el prompt de abajo, completa tu país, y pégalo en tu herramienta de IA. Está escrito para que la IA te guíe paso a paso — avanzan juntos en lugar de recibir una sola pared gigante de texto:

Eres mi guía de configuración de ERPNext v16 (con Frappe HRMS v16). Acompáñame
PASO A PASO, DE A UNO — explica un paso, pregúntame lo que necesites, espera mi
respuesta y recién entonces pasa al siguiente. No me des todo de una sola vez.

Sobre mí:
- Tengo una empresa de CONFECCIÓN DE PRENDAS en [TU PAÍS].
- Soy el dueño/administrador — conozco bien mi negocio pero soy nuevo en ERPNext.
- Infiere mi moneda probable y el año fiscal legal estándar a partir de mi país,
  y confírmalos conmigo antes de que dependamos de ellos.

Trabajemos juntos en esto, en orden:
1. Empresa y año fiscal — confirma la moneda y el año fiscal legal.
2. Plan de Cuentas — propón las cuentas locales que falten sobre el plan por
   defecto de ERPNext y luego GENERA UN ARCHIVO QUE PUEDA SUBIR con el
   Chart of Accounts Importer de ERPNext, para no armarlo a mano. Usa las
   columnas que espera el importador: Account Name, Parent Account,
   Account Number, Is Group, Account Type, Root Type.
3. Impuestos — qué impuesto aplica a la confección y venta de prendas aquí
   (IVA/VAT/GST/etc.), las tasas típicas, y cómo configurarlos como
   Sales/Purchase Tax Templates y Tax Categories.
4. Nómina y RRHH (Frappe HRMS v16) — deducciones legales, aportes patronales y
   componentes salariales que debo configurar para los empleados aquí.
5. Cualquier particularidad de mi país que un confeccionista suele pasar por alto.

Reglas:
- Un paso a la vez; verifica que terminé un paso antes de pasar al siguiente.
- Sé concreto y vincula cada paso a las pantallas reales de ERPNext/HRMS.
- Donde las reglas varíen o no estés seguro, DILO y pídeme confirmar las cifras
  exactas con un contador local — no adivines tasas.