Recepción y Facturación

Una Orden de Compra es un compromiso. Los Recibos de Compra (Purchase Receipts) y las Facturas de Compra (Purchase Invoices) son la forma en que ese compromiso se vuelve real: stock físico llegando a tu muelle, dinero llegando a la cuenta del proveedor.

Recibo de Compra

Un PR es lo que registras cuando la mercadería llega físicamente. Es el documento que ingresa el stock a tu depósito — hasta que creas un PR, los ítems de la PO están esperados, no recibidos.

El flujo desde el muelle:

Llega el camión. Tu equipo de recepción coteja el remito contra la PO.
Desde la App de Logística (o desde la PO en el Desk), crea un Recibo de Compra contra la PO.
Confirma ítems y cantidades. Ajusta si la entrega viene corta, excedida o con una sustitución.
Elige el depósito de recepción (típicamente tu depósito de Materia Prima).
Guarda y Submite. El stock se registra de inmediato.

El Stock Ledger ahora muestra los ítems en el depósito de recepción, al precio de la PO.

Inspección en la recepción

Algunos ítems se inspeccionan al recibirlos — típicamente la tela (calidad, encogimiento, coincidencia de color) y los avíos especiales. El mecanismo de Inspección de Calidad de ERPNext puede dispararse al crear el PR: se exige una entrada de QC antes de poder submitir el PR, y el stock no se registra hasta que la inspección se aprueba.

Esto se configura por Ítem (la casilla Inspection Required (Purchase) en el maestro de Ítems). Para los ítems con la casilla marcada, el PR la exige; para los que no, el PR se submite de inmediato.

Recepciones parciales

Las POs comúnmente se reciben por partes. ERPNext lo maneja:

Una PO de 1000 metros de tela puede recibirse como PR-001 (600m), PR-002 (300m), PR-003 (100m).
El estado de la PO refleja la recepción parcial en cada etapa.
Cada PR registra su propio stock en el depósito de recepción.

Página Inbound Tracker

El panel Inbound Tracker muestra los PRs entrantes de todas las POs abiertas — la vista de "qué llega y cuándo" que tu jefe de depósito abre a la mañana para planificar el espacio del muelle.

Factura de Compra

Una PI es lo que el proveedor te envía pidiendo que le pagues. Registrar una PI asienta la cuenta por pagar.

El ritmo correcto:

El proveedor envía una factura (papel o PDF).
Cuentas por pagar crea una PI en ERPNext, referenciando el PR (que referencia la PO).
ERPNext realiza el cruce de tres vías: cantidad de la PO vs cantidad del PR vs cantidad de la PI. Las diferencias se marcan.
Si el cruce está limpio, submite la PI. La cuenta por pagar queda asentada.
Programa el pago según los términos de pago del proveedor.

Cruce de tres vías

El cruce es la protección contra pagar por mercadería que no recibiste o pagar dos veces. ERPNext lo exige por defecto:

La PI solo puede facturar cantidades que se recibieron (según PR).
La PI solo puede facturar ítems que estaban en la PO.
El precio de la PI se coteja contra el precio de la PO; las diferencias requieren explicación.

Si un proveedor te factura 1000 metros pero solo recibiste 950, la PI por 1000 no se registra limpiamente. O consigues que te entreguen los 50 metros faltantes, o pides una nota de crédito, o pagas solo los 950.

Cómo llegar

Awesome bar: Cmd/Ctrl + K → escribe purchase invoice → elige Purchase Invoice List

Ruta de clics: Desk → ERPNext → Cuentas → Factura de Compra

Reportes que ayudan

Un puñado de reportes se ganan el lugar aquí:

Received Items To Be Billed — PRs que todavía no tienen su PI correspondiente. Marca POs donde la recepción ya ocurrió pero el proveedor no facturó (o Cuentas por Pagar no procesó la factura).
Purchase Order Trends — tendencias proveedor por proveedor a lo largo del tiempo. Útil para revisiones de sourcing.
Item-wise Purchase History — para cualquier ítem, cada PO/PR/PI de la historia. Útil al negociar precios nuevos ("pagamos X el trimestre pasado por un volumen Y").

Qué hacer a continuación

Con eso se cierra compras. Los materiales están en tu depósito, los libros están balanceados. El paso siguiente es usarlos — ve a la App de Logística.